HDM Pipelines start per 1 juli aanstaande met het gebruik van een nieuw ERP-systeem (Enterprise Resource Planning). Processen kunnen namelijk nog beter gestroomlijnd en beheersbaar worden. Een ERP-systeem ondersteunt de groei van het bedrijf. Helaas biedt het huidige IT-systeem, waar HDM Pipelines gebruik van maakt, onvoldoende ruimte voor interne doorontwikkeling. Om de data van financiële, loon- en projectadministratie met elkaar te koppelen is er gekozen voor AFAS ERP-systeem.

Minder handelingen voor meer resultaat
Succes Manager Elles Postma benoemt het knelpunt, dat op dit moment zorgt voor onnodig extra werk, en de verandering die het nieuwe systeem gaat brengen: “Momenteel werken we bij HDM Pipelines met vier verschillende programma’s waar per programma wijzigingen kunnen worden aangebracht. Door binnenkort gebruik te gaan maken van het AFAS ERP-systeem verkleinen we de kans op fouten doordat alle programma’s aan elkaar gekoppeld worden. Tevens kunnen we in het nieuwe systeem ERP workflows in gang zetten om onze bedrijfsprocessen te automatiseren waardoor we efficiënter gaan werken”.

De zoektocht naar het meest passende systeem
In december 2019 is HDM Pipelines gestart met de zoektocht naar het nieuwe ERP-systeem. De selectie is gebaseerd op gebruikerservaringen van relaties en eigen ervaringen met diverse systemen. Uiteindelijk is er gekozen tussen Exact, Unit4 en AFAS. Alle drie de partijen zijn door HDM Pipelines uitgenodigd om hun systeem te presenteren en een offerte uit te brengen. De keuze voor AFAS, gemaakt door het management van HDM Pipelines, is gebaseerd op de mogelijkheden, het gebruikersgemak, de ervaringen van relaties met dit systeem en de totale kosten.

“Met het AFAS ERP Systeem kan de data van de financiële, loon- en projectadministratie met elkaar gekoppeld worden. Het voordeel hiervan is meer efficiency: snellere doorlooptijden en een kleinere foutkans. Een ander voordeel is dat een duidelijke weergave kan worden gemaakt van de data door middel van rapporten en overzichten, zowel in de financiële als de projectadministratie. Zo zie je in één opslag wat je nodig hebt. Op basis daarvan kun je gericht sturen”, aldus Elles. Dit alles sluit naadloos aan op de wensen van HDM Pipelines en biedt daadwerkelijk de mogelijkheid tot efficiënter werken.

De implementatie van AFAS is een tijdrovende klus en vergt een goede voorbereiding. Elles benadrukt hoe belangrijk het is om vooraf de eisen en wensen van de gebruikers goed in kaart te brengen en duidelijk te hebben hoe HDM Pipelines het systeem wil inrichten. “Gelukkig zijn mijn collega’s altijd bereid om mee te denken”. Hiermee geeft Elles aan dat ze er in de testfase zeker niet alleen voor stond. “Een aantal zaken zal op een andere manier ingevoerd moeten worden, maar dit zal het verloop van projecten ten goede komen”. Ook de rapportages zullen in AFAS in het dashboard  van de eindverantwoordelijke worden getoond, waarvoor op dit moment nog gebruikt wordt gemaakt van Excel.

Ook grote klantvoordelen
Niet alleen medewerkers van HDM Pipelines gaan de voordelen van het nieuwe systeem genieten, ook onze klanten zullen de projectvoortgang in een duidelijk overzicht in de gaten kunnen houden en zo bijvoorbeeld overschrijdingen van budget en/of uren signaleren. Tevens zullen de facturen van leveranciers sneller kunnen worden beoordeeld doordat ze direct bij de juiste persoon in de takenbak terecht komen. In de klantomgeving die aangemaakt kan worden, kunnen klanten hun documenten uploaden, de projectvoortgang bekijken, uren accorderen en facturen inzien. Op dit moment maakt HDM Pipelines nog geen gebruik van deze mogelijkheid, maar ze zien hier voordelen voor de klanten en gaan bekijken op welke manier dit past en aansluit op de manier van werken.

Elles sluit af met een positief gevoel: “Hoewel het implementeren erg veel tijd en energie kost, geeft het me ook energie om uit te zoeken hoe het systeem voor ons bedrijf het beste werkt. Ik vond en vind het een uitdaging om het op een zo goed mogelijke manier te implementeren zodat we er straks op de meest efficiënte manier mee kunnen werken”.

Heeft u vragen over dit artikel of wilt u meer weten? Neem dan contact op met onze Succes Manager, Elles Postma via info@hdm-pipelines.com.